Artikel zum Podcast
Effektiv oder effizient? Warum die Reihenfolge entscheidet
Von Markus Beforth · Artikel erstellt am 23.09.2026 · Podcastfolge vom 03.03.2024
Wer über Produktivität spricht, landet schnell bei Werkzeugen: ein System für Prioritäten, eine gute Aufgabenliste – und dann läuft es. Genau an dieser Stelle scheitern viele. Nicht, weil die Systeme schlecht wären, sondern weil vorher eine Frage offen geblieben ist.
In Folge 7 von „Erfolg ist kein Glück“ geht es deshalb um den Unterschied zwischen effektiv und effizient. Beide Begriffe kommen oft gemeinsam daher und meinen doch etwas sehr Verschiedenes.
1. Der Unterschied in einem Satz
Effektivität misst, ob Du das angestrebte Ergebnis erreichst – unabhängig davon, wie viel Zeit und Mittel Du dafür brauchst. Effizienz misst, mit welchem Aufwand Du dorthin kommst.
Kurz gefasst: Effektiv heißt, die richtigen Dinge zu tun. Effizient heißt, die richtigen Dinge auch richtig zu tun. Die Reihenfolge ist keine Feinheit – sie entscheidet darüber, ob Optimierung überhaupt etwas bringt.
2. Ein Beispiel aus dem Restaurant
In der Folge erzähle ich von einem Restaurantbesuch in einem gut geführten Haus. Die Bestellungen laufen dort digital direkt an Küche und Bar, und eine Person bringt ausschließlich die Getränke an die Tische. Ich habe beobachtet, wie sie jedes Mal mit genau zwei Gläsern in der Hand losging – hin, zurück, wieder hin.
Der Rückstand wuchs, also wurde sie schneller. Dabei tat sie genau das, wofür sie da war: Getränke an die Tische bringen. Sie war effektiv. Effizient war es nicht.
Zeigt ihr jemand, wie man ein Tablett trägt, liefert sie im gleichen Tempo nicht mehr zwei, sondern acht Gläser pro Gang aus. Dieselbe Aufgabe, dieselbe Zeit, ein deutlich anderes Ergebnis.
3. „Schneller machen“ ist selten die Lösung
Übertrage das auf Deinen Alltag. Wenn Druck entsteht, ist die naheliegende Reaktion, das Tempo zu erhöhen. Dabei schleichen sich Fehler ein, die Nacharbeit erzeugen – und der Druck steigt weiter.
Genauso gut lässt sich das Beispiel umdrehen: Nehmen wir an, dieselbe Person steuert nebenbei noch die Musik im Laden, weil ihr das liegt. Sie macht dann mehr gleichzeitig und wirkt ausgelastet – aber die Getränke stehen länger an der Bar. Mehr Aufgaben sind kein Beleg für Effektivität.
4. Kläre zuerst Deine Kernaufgaben
Bevor Du optimierst, tritt einen Schritt zurück und beantworte zwei Fragen: Was sind meine persönlichen Kernaufgaben? Und welche Ziele hat meine Rolle – im Unternehmen oder als Selbstständige beziehungsweise Selbstständiger?
Die meisten von uns erledigen nicht nur ihre Kernaufgaben, sondern auch vieles nebenbei. Besonders das, was Spaß macht und leichtfällt, wandert unbemerkt in den Tag. Dafür braucht es kein Werkzeug, sondern eine bewusste Entscheidung.
Wenn Du selbstständig bist, ist das einfacher und schwieriger zugleich: Du darfst selbst aussuchen, was Deine Aufgaben sind – und es sagt Dir niemand, was Du lassen sollst. Du wirst also Deine eigene Kontrollinstanz.
5. Erst danach lohnen sich Systeme
Für den ersten Schritt gibt es kein fertiges System, das man schnell erlernen kann. Genau deshalb scheitern Effizienzmethoden so häufig: Sie optimieren eine Tätigkeit, die vielleicht gar nicht Deine ist.
Betrachte die Methoden, die in den folgenden Podcastfolgen vorkommen, als Auswahl. Manches wird zu Dir passen, anderes nicht. Es ist ausdrücklich nicht das Ziel, alles davon umzusetzen – einige Systeme lassen sich ohnehin nicht miteinander kombinieren.
Deine Übung: Zwei Listen, eine Frage
- Gehe Deine letzte Woche durch – Kalender und Postfach helfen dabei. Notiere alle Aufgaben, die Du hattest.
- Markiere, was Du geschafft hast und was liegen geblieben ist. Noch ohne Bewertung und ohne Priorisierung.
- Mache dieselbe Liste für die kommende Woche.
- Nimm private Aufgaben ausdrücklich mit auf; sie beanspruchen dieselbe Zeit.
- Markiere nun, was wirklich zu Deinen Kernaufgaben gehört – und was sich eingeschlichen hat.
- Entscheide bei einem eingeschlichenen Punkt, wie er künftig aussieht: abgeben, reduzieren oder bewusst behalten.
Ergänze die Liste über die nächsten Tage, wenn Dir etwas einfällt. Diese Übung macht Dich nicht schneller. Sie sorgt dafür, dass die Geschwindigkeit danach überhaupt etwas nützt.
Und dann: an die Umsetzung
Wenn Deine Kernaufgaben klar sind, geht es an die Umsetzung. Zeit dafür reservierst Du mit Timeboxing, Ablenkung reduzierst Du mit Inbox Zero und die Zahl Deiner parallelen Vorhaben begrenzt Du wie in „Projekte fertigstellen“ beschrieben.
Folge 7 anhören
Dieser Artikel basiert auf Folge 7 von „Erfolg ist kein Glück“: „Bin ich schon effektiv? Oder nur effizient? Oder beides?“ vom 03.03.2024.
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