Die Eisenhower-Matrix: Wichtig und dringend sauber trennen

1. Wann eine Aufgabe wirklich dringend ist

Dringend ist eine Aufgabe nur dann, wenn es eine objektive Frist gibt. Ein Kunde wartet auf ein Angebot, eine Lieferung ist zugesagt, das Finanzamt hat einen Abgabetermin gesetzt. Diese Fristen kommen von außen und sind überprüfbar.

„Ich müsste mal wieder die Fenster putzen“ ist dagegen nicht dringend – auch wenn es sich im Kopf so anfühlt. Niemand hat dafür eine Frist gesetzt. Dieses Gefühl von Dringlichkeit entsteht innen, nicht außen, und es verschiebt Deine Prioritäten, ohne dass Du es merkst.

2. Wichtig ist, was auf Deine Kernaufgabe einzahlt

Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn sie auf Deine eigentliche Kernaufgabe einzahlt: wenn Du damit Geld verdienst, Deine Qualität verbesserst oder das erreichst, wofür Du ursprünglich angetreten bist.

Meine Umsatzsteuervoranmeldung gehört nicht zu meiner persönlichen Kernaufgabe, muss aber verlässlich und fristgerecht erledigt werden. Deshalb delegiere ich die Bearbeitung fachgerecht.

Deshalb lohnt es sich, vor der Matrix eine Frage zu klären: Was ist eigentlich der Kern meiner Arbeit? Ohne diese Antwort lässt sich „wichtig“ nicht sauber vergeben.

Der Kernaufgabenfilter ist dabei nicht der einzige Maßstab. Gesetzliche Pflichten, Sicherheit und verbindliche Zusagen müssen ebenfalls berücksichtigt werden – auch wenn sie nicht zu Deiner persönlichen Kernaufgabe gehören.

3. Die vier Felder und was Du damit tust

• A – wichtig und dringend: selbst erledigen, und zwar zeitnah. Hierher gehören echte Krisen, zugesagte Leistungen mit Frist, aber auch die wirklich gute Gelegenheit, die jetzt entschieden werden muss.
• B – wichtig, aber nicht dringend: planen. Strategie, Weiterentwicklung, Gesundheit, Beziehungen, neue Fähigkeiten. Diese Aufgaben bringen Dich weiter, drängeln aber nie.
• C – dringend, aber nicht wichtig: delegieren, automatisieren oder auslagern. Buchhaltung, Formalitäten, viele Anfragen, die fremde Prioritäten transportieren.
• D – weder wichtig noch dringend: Ablage P – pausieren, parken oder Papierkorb.

Mein eigenes Beispiel für Feld C ist die Buchhaltung: Einen Teil übernimmt Software, den anderen meine Steuerberaterin. Dieses Geld ist gut investiert, weil die Zeit mich deutlich mehr kosten würde als die Rechnung.

4. B-Aufgaben sind die, die Dir sonst durchrutschen

Das gefährlichste Feld ist B. Diese Aufgaben erkennst Du an der Einleitung „Wir müssten mal“: Wir müssten mal über die Strategie nachdenken, mal das Rebranding angehen, mal die Prozesse aufräumen. Ein Jahr später ist nichts davon passiert.

Eine erfundene Deadline hilft nicht, weil jeder weiß, dass sie erfunden ist. Was hilft, ist ein Termin: Dienstag von 15 bis 17 Uhr Rebranding, Donnerstag von 17 bis 18 Uhr weiter. Wie Du solche Blöcke konsequent setzt, beschreibe ich im Artikel zu Timeboxing.

5. Das D-Feld braucht Mut

Aufgaben als weder wichtig noch dringend zu kennzeichnen, fällt vielen schwer. Ich habe es beim Fensterputzen durchgespielt: Macht es mich glücklicher? Macht es meine Arbeit besser? Gibt es eine Frist? Dreimal nein – also ist es aus dem Aufgaben-Backlog geflogen und, fast noch wichtiger, aus meinem Hinterkopf.

Das heißt nicht, dass Entspannung oder Zeit mit Freunden wertlos wären. Es geht darum, bewusst zu entscheiden, statt sich von einer diffusen Liste treiben zu lassen.

Deine Übung für die nächste halbe Stunde

1. Schreibe alle Aufgaben auf, die Dir einfallen – beruflich und privat, groß und klein.
2. Frage bei jeder Aufgabe zuerst: Gibt es eine objektive Frist von außen? Nur dann ist sie dringend.
3. Frage danach getrennt: Zahlt sie auf meine Kernaufgabe ein, oder betrifft sie eine Pflicht, Sicherheit oder eine verbindliche Zusage?
4. Trage jede B-Aufgabe sofort als Termin in den Kalender – mit Datum und Uhrzeit.
5. Notiere bei jeder C-Aufgabe, an wen oder an welches Werkzeug Du sie abgeben könntest.
6. Streiche mindestens eine D-Aufgabe bewusst und vollständig.

Wiederhole die Sortierung einmal pro Woche. Prioritäten ändern sich, und die Matrix ist keine einmalige Aufräumaktion, sondern eine Routine.

Und dann: fokussiert abarbeiten

Die Matrix sagt Dir, woran Du arbeitest. Wie Du diese Arbeit dann konzentriert erledigst, liest Du in „Die Pomodoro-Technik“ und in „Effektiv oder effizient?“.

Folge 8 anhören

Dieser Artikel basiert auf Folge 8 von „Erfolg ist kein Glück“: „Willkommen in der Matrix“ vom 05.03.2024.