Delegieren lernen: Abgeben ist keine Schwäche

1. Warum Abgeben so schwerfällt

Die häufigsten Begründungen lauten: „Bis ich das erklärt habe, ist es selbst gemacht“ und „Nur ich mache es richtig“. Beide stimmen kurzfristig – und beide sorgen dafür, dass sich nie etwas ändert.

Dazu kommt die Sorge, Abgeben wirke wie Schwäche. Tatsächlich ist es das Gegenteil: Es setzt voraus, dass Du klar beschreiben kannst, was Du willst, und dass Du anderen etwas zutraust.

2. Finde heraus, was überhaupt abgebbar ist

Nicht jede Aufgabe eignet sich. Gute Kandidaten sind Tätigkeiten, die regelmäßig wiederkehren, klar beschreibbar sind und keine Entscheidung erfordern, die nur Du treffen kannst.

• Wiederkehrende Verwaltung: Termine, Ablage, Unterlagen zusammenstellen.
• Vorbereitung: Recherche, Zusammenfassungen, Entwürfe.
• Alles, was Du selbst nur mittelgut kannst und andere routiniert beherrschen.

Prüfe bei Aufgaben, die Du ungern abgibst: Sind sie tatsächlich besonders wichtig, oder vor allem vertraut?

3. So überträgst Du eine Aufgabe sauber

1. Beschreibe das Ergebnis, nicht den Weg: Woran erkennt man, dass es fertig ist?
2. Nenne einen konkreten Termin – nicht „zeitnah“.
3. Kläre, welche Entscheidungen mitübergeben sind und welche Rücksprache brauchen.
4. Biete Unterstützung an, aber übernimm nicht bei der ersten Rückfrage.
5. Gib Rückmeldung, wenn das Ergebnis da ist – sonst lernt niemand dazu.

4. Der häufigste Fehler nach dem Abgeben

Wer nach dem Übertragen täglich nachfragt, jede Zwischenversion korrigiert und am Ende doch selbst überarbeitet, hat nichts abgegeben, sondern die Arbeit verdoppelt.

Besser sind vereinbarte Zwischenstände: ein fester Punkt, an dem Ihr gemeinsam schaut – und dazwischen Ruhe. Das setzt voraus, dass Du beim ersten Versuch ein Ergebnis akzeptierst, das anders aussieht als Deines.

5. Was Du mit der gewonnenen Zeit machst

Delegieren lohnt sich nur, wenn die frei gewordene Zeit nicht sofort wieder mit Kleinkram gefüllt wird. Plane sie bewusst ein – für die Aufgaben, die wirklich nur Du erledigen kannst.

Das ist der Unterschied zwischen Arbeiten im eigenen Betrieb und Arbeiten am eigenen Betrieb. Wie Du diese Zeit schützt, steht im Artikel zum Nein sagen.

Deine Übung für diese Woche

1. Notiere alle Aufgaben, die Du in dieser Woche mehr als einmal erledigt hast.
2. Markiere die drei, die am wenigsten von Dir persönlich abhängen.
3. Wähle eine davon aus und beschreibe das gewünschte Ergebnis in fünf Sätzen.
4. Übertrage sie mit klarem Termin an eine geeignete Person.
5. Vereinbare genau einen Zwischenstand – und frage bis dahin nicht nach.

Folge 25 anhören

Dieser Artikel basiert auf Folge 25 von „Erfolg ist kein Glück“: „Die Kunst des Delegierens“ vom 01.06.2024.