Mythos voller Kalender: Warum Auslastung kein Erfolg ist

1. Was ein überfüllter Kalender kostet

Wenn jeder Moment verplant ist, fehlt der Raum, in dem Arbeit eigentlich entsteht: Vorbereitung, Nachbereitung, Nachdenken, die unerwartete gute Idee.

Außerdem verschiebt sich der Blick. Wer von Termin zu Termin hetzt, erkennt nicht mehr, welche Aufgaben wirklich wichtig sind – es zählt nur noch, was als Nächstes im Kalender steht.

2. Verplane höchstens 80 Prozent Deiner Zeit

Ein arbeitsfähiger Kalender ist nicht voll, sondern ausgewogen. Plane rund vier Fünftel Deiner verfügbaren Zeit fest ein und lass den Rest offen.

Diese offene Zeit ist kein Luxus. Sie fängt auf, was jeder Tag mit sich bringt: Rückfragen, Verzögerungen, kurzfristig Wichtiges. Ohne sie wirft ein einziger überzogener Termin Deinen ganzen Tag um.

3. Pausen und Feierabend gehören in den Kalender

Was nicht im Kalender steht, wird überschrieben. Das gilt für die Mittagspause genauso wie für das Ende des Arbeitstages. Trage beides ein – als Termin mit Dir selbst.

Ein festes Tagesende verändert auch die Planung davor: Wenn der Tag begrenzt ist, entscheidest Du automatisch sorgfältiger, was hineinpasst.

4. Ohne Absagen bleibt jeder Kalender voll

Ein aufgeräumter Kalender entsteht nicht durch besseres Sortieren, sondern durch weniger Zusagen. Dafür braucht es keine schroffe Absage, sondern eine Alternative: ein anderer Termin, ein kürzeres Format, eine andere Person.

Wie das konkret klingt, steht im Artikel zum Nein sagen ohne schlechtes Gewissen. Die Blockplanung dazu findest Du beim Timeboxing.

Deine Übung für die nächste Woche

1. Öffne Deinen Kalender und markiere alle Termine, die auch ohne Dich funktionieren.
2. Sage einen davon ab oder gib ihn ab.
3. Trage Mittagspause und Arbeitsende als feste Termine ein.
4. Lass pro Tag mindestens ein Fünftel der Arbeitszeit unverplant.
5. Prüfe am Freitag, wie oft Du diese offene Zeit tatsächlich gebraucht hast.

Folge 26 anhören

Dieser Artikel basiert auf Folge 26 von „Erfolg ist kein Glück“: „Von Überlastung zu Effizienz: Der richtige Umgang mit deinem Kalender“ vom 16.06.2024.