Nein sagen ohne schlechtes Gewissen: Ja im Herzen, „und“ auf den Lippen

1. Drei Gründe, warum Absagen schwerfallen

1. Befürchtungen: Wenn ich absage, enttäusche ich jemanden, werde nicht mehr gebraucht oder gehöre nicht mehr dazu.
2. Fehlender Überblick: Wer seine eigenen Ziele, Termine und Kapazitäten nicht kennt, kann eine Anfrage gar nicht bewerten.
3. Keine Entscheidung: Häufig entscheidest Du nicht selbst – es wird für Dich entschieden, weil Du im Moment der Frage sofort antwortest.

Gegen den ersten Punkt hilft Aufschreiben: Was würde realistisch passieren, wenn ich absage? Wie wahrscheinlich ist das wirklich? Oft ist die Befürchtung deutlich größer als das, was tatsächlich eintritt.

2. Ohne Überblick kein sauberes Ja

Bevor Du antwortest, brauchst Du drei Dinge: einen Kalender, dem Du traust, eine geprüfte Aufgabenliste für den Tag und einen eingeplanten Puffer. Wer das hat, kann sagen: „Ja, ich kann das übernehmen – dann verschiebt sich allerdings X auf Donnerstag.“

Das ist kein Nein, sondern eine ehrliche Planung der Erwartungen. Wie Du zu diesem Überblick kommst, steht im Artikel zum Zeitmanagement-System.

3. Frag nach, bevor Du zusagst

• Was genau brauchst Du von mir?
• Welchen Umfang hat das, und welches Ergebnis erwartest Du?
• Welche Vorleistungen gibt es schon, und bis wann wird es gebraucht?

Diese Fragen wirken unspektakulär, verändern aber die Lage. Häufig löst sich eine Anfrage bereits dabei auf, wird kleiner oder landet bei der Person, zu deren Aufgaben sie eigentlich gehört.

Ein praktisches Beispiel aus meinem Alltag: Bei technischen Problemen bitte ich um eine kurze schriftliche Beschreibung mit Screenshots und der Angabe, was das Ziel sein soll. Das spart beiden Seiten das dritte Telefonat.

4. Lerne zwei, drei Sätze auswendig

• „Gib mir zehn Minuten, dann rufe ich Dich zurück.“
• „Ich melde mich, sobald ich die aktuelle Aufgabe abgeschlossen habe.“
• „Ich schaue in meinen Kalender und sage Dir dann Bescheid.“

Diese Sätze sind keine Ausflüchte, sondern Stopp-Sätze. Sie verschaffen Dir genau die Minuten, die Du brauchst, um bewusst zu entscheiden – statt reflexhaft zuzusagen.

5. Schaff Dir Zeitinseln, in denen niemand durchkommt

Wer immer erreichbar ist, erreicht wenig. Vereinbare feste störungsfreie Zeiten im Team, beginne mit wenigen und kurzen Fokusblöcken und lege sie dorthin, wo Deine Konzentration am besten ist – für die einen ist das früh am Morgen, für die anderen der späte Vormittag oder der Nachmittag.

Dazu gehört auch, den Rücken freizuhalten: Telefon umstellen, Fokuszeit sichtbar machen, Handy außer Sichtweite legen. Und dann durchziehen. Auch Dein Umfeld kann lernen, dass sich Deine Arbeitsweise geändert hat.

Deine Übung für diese Woche

1. Schreibe die letzte Anfrage auf, bei der Du Ja gesagt und Nein gefühlt hast.
2. Notiere, was realistisch passiert wäre, wenn Du sie abgelehnt hättest.
3. Lerne einen der drei Stopp-Sätze auswendig und benutze ihn beim nächsten Mal.
4. Stelle vor jeder Zusage mindestens eine der drei Rückfragen.
5. Blocke zwei Fokuszeiten pro Woche, in denen Du nicht erreichbar bist.

Folge 12 anhören

Dieser Artikel basiert auf Folge 12 von „Erfolg ist kein Glück“: „Nie wieder „NEIN“ sagen (müssen)“ vom 25.03.2024.