Weniger tun und trotzdem mehr erreichen: 6 Schritte zu mehr Fokus

1. Werde konkret, bevor Du recherchierst

„Ich beschäftige mich mit meinem Podcast“ ist eine Tätigkeit. „Heute Abend ist meine erste Folge veröffentlicht“ beschreibt ein Ergebnis. Dieser Unterschied bestimmt, wonach Du suchst und wann Du aufhören kannst zu suchen.

Beim Start meines Podcasts hatte ich genau dieses konkrete Vorhaben: Der eigene Podcast sollte noch am selben Abend mit der ersten Folge auf den relevanten Plattformen verfügbar sein. Dafür brauchte ich zunächst eine technische Lösung, die die Veröffentlichung abwickeln konnte.

Mit einem klaren Ergebnis lässt sich eine Recherche eingrenzen. Du prüfst die Informationen, die Du für den nächsten Schritt brauchst. Ohne diese Eingrenzung führt ein interessanter Link leicht zum nächsten, während Dein eigentliches Vorhaben liegen bleibt.

Schreibe deshalb vor der nächsten Recherche einen Satz auf: „Am Ende möchte ich … fertiggestellt haben.“ Je genauer Du das Ergebnis beschreibst, desto leichter erkennst Du, welche Information Dir dabei hilft.

2. Sammle so viele Informationen, wie Du für den nächsten Schritt brauchst

Es könnte immer noch eine bessere Lösung geben. Eine günstigere Plattform, ein hilfreicherer Artikel, eine zusätzliche Podcastfolge. Diese Sorge, etwas zu verpassen, wird häufig als FOMO bezeichnet: Fear of Missing Out.

Das Problem beginnt, wenn die Suche selbst zum Ziel wird. Du liest und vergleichst weiter, kommst aber mit der Umsetzung nicht voran.

Für meinen Podcast fand ich mehrere andere Podcasts, die dieselbe Plattform nutzten. Die Lösung erfüllte die Anforderungen und der Preis war für mich akzeptabel. Ob es die beste Wahl unter allen denkbaren Anbietern war, wusste ich nicht. Sie reichte aus, um die erste Folge zu veröffentlichen.

Lege vor Deiner Recherche fest, welche Fragen beantwortet sein müssen. Sind diese geklärt, kannst Du den nächsten Schritt machen. Bei folgenreichen Entscheidungen gehören Risiken und notwendige Prüfungen selbstverständlich dazu. Der Maßstab ist eine tragfähige Entscheidung, keine möglichst lange Sammlung von Informationen.

3. Unterbrich die E-Mail-Unterbrechungen

Wenn während einer Aufgabe ständig eine neue E-Mail aufpoppt, muss Deine Aufmerksamkeit immer wieder wechseln. Selbst wenn Du die Nachricht nicht sofort beantwortest, beschäftigt sie Dich möglicherweise schon.

Ein einfacher Anfang: Schalte E-Mail-Benachrichtigungen für Deinen Arbeitsblock aus. Entscheide bewusst, wann Du Dein Postfach wieder öffnest.

Du brauchst dafür noch kein ausgefeiltes System zur E-Mail-Verwaltung. In dieser Folge geht es zunächst darum, einer Aufgabe ungestörte Aufmerksamkeit zu geben. Die Bearbeitung der E-Mails bekommt anschließend ihren eigenen Platz – wie in „Inbox Zero 2.0“ beschrieben.

4. Stelle Dein Smartphone so ein, dass es Deinen Fokus unterstützt

Ein Smartphone hilft bei vielen Aufgaben. Es bringt aber auch Nachrichten, Neuigkeiten und Ablenkungen direkt auf den Schreibtisch. Jede davon kann Dich von dem abbringen, was Du gerade tun wolltest.

Für konzentrierte Arbeitsphasen nutze ich den Fokus-Modus. Dabei geht es um mehr als einen abgeschalteten Klingelton: Entscheidend ist, welche Unterbrechungen überhaupt zugelassen werden.

Prüfe, welche Personen Dich während dieser Zeit wirklich erreichen müssen, und richte passende Ausnahmen ein. So kannst Du wichtige Erreichbarkeit erhalten und andere Benachrichtigungen begrenzen.

Im Podcast verwende ich dafür das Bild eines „Aufmerksamkeits-Akkus“. Es soll verdeutlichen: Wenn Du Dich ständig mit neuen Informationen beschäftigst, bleibt weniger ungeteilte Aufmerksamkeit für Deine eigentliche Aufgabe.

5. Mache Deinen Plan einfach genug, um ihn umzusetzen

Ein Plan hilft erst dann, wenn Du danach handeln kannst. Wissen über Produktivität verändert Deinen Arbeitstag noch nicht. Du brauchst einen konkreten Ablauf.

In dieser Folge beschreibe ich drei typische Stolperstellen:

• Der Plan ist nicht verbindlich. Du schreibst etwas auf, rechnest aber selbst nicht ernsthaft damit, es in der vorgesehenen Zeit umzusetzen.
• Der Plan ist zu kompliziert. Schon der Einstieg kostet so viel Aufwand, dass Du ihn vor Dir herschiebst.
• Es gibt zu viele Vorhaben gleichzeitig. Du überlädst den Tag und bist anschließend enttäuscht, weil vieles offenbleibt.

Reduziere Deinen nächsten Plan deshalb auf ein erreichbares Ergebnis, einen klaren ersten Schritt und einen reservierten Zeitraum. Überprüfe danach, ob Deine Zeitschätzung realistisch war.

Eine kleine Struktur, die Du tatsächlich nutzt, ist hilfreicher als ein aufwendiger Plan, den Du nach wenigen Tagen wieder aufgibst.

6. Gib einer Aufgabe einen eigenen Arbeitsblock

Wenn Du zwischen mehreren anspruchsvollen Aufgaben hin- und herspringst, musst Du Dich immer wieder neu orientieren. Für meine konzentrierte Arbeit hat es sich bewährt, einer Sache einen zusammenhängenden Zeitraum zu geben.

In der Folge empfehle ich dafür Arbeitsblöcke von etwa 60 Minuten – sofern die Aufgabe nicht vorher erledigt ist. Das ist meine persönliche Arbeitsweise, keine Vorgabe, die für jede Person und jede Aufgabe passen muss. Wähle eine Länge, in der Du aufmerksam arbeiten kannst, und plane anschließend eine Pause ein.

Entscheidend ist die Zuordnung: Dieser Zeitraum gehört dieser einen Aufgabe. E-Mail, Messenger und weitere Projekte müssen darin nicht nebenher stattfinden.

Nutze auch die Pause bewusst. Ein kurzer Spaziergang kann ein passenderer Ausgleich sein als der direkte Wechsel in die nächste Informationsflut.

Deine Übung: Verändere zunächst einen Arbeitsblock

Du musst nicht alle sechs Punkte gleichzeitig umsetzen. Wähle eine Aufgabe, die zuletzt immer wieder liegen geblieben ist, und bereite Deinen nächsten Arbeitsblock vor:

1. Beschreibe das Ergebnis in einem Satz.
2. Notiere, welche Informationen Dir dafür noch fehlen.
3. Wähle eine Ablenkung, die Du für diesen Zeitraum ausschaltest.
4. Reserviere einen passenden Zeitraum für die Aufgabe.
5. Prüfe anschließend: Was ist fertig geworden, und was möchtest Du beim nächsten Mal anders machen?

Der erste Fortschritt kann schlicht darin bestehen, eine Sache abzuschließen, die Du bisher ständig unterbrochen hast. Genau dafür soll Dir der zusätzliche Fokus Raum geben.

Folge 2 anhören

Dieser Artikel wurde auf Grundlage meines Skripts zu Folge 2 „Weniger tun und trotzdem mehr erreichen“ redaktionell aufbereitet. Die Podcastfolge erschien am 1. Januar 2024.